Institutionen för informationsteknologi

Intern organisation på avdelningsnivå

Detta dokument är en del av Shangri-La-projektet.

Organisationen varierar något mellan de olika avdelningarna och detta har hitintills inte varit helt tydligt. Detta dokument har skapats för att det ska vara lätt för alla att förstå beslutsgången hos de olika avdelningarna. Vi hoppas att detta synliggör vem det är man ska kontakta med idéer och förslag, eller närhelst du vill uttrycka din åsikt om något som händer och sker.

En gemensam sak för alla avdelningar är att avdelningsföreståndaren har hela ansvaret för alla aktiviteter på avdelningsnivå, inklusive personal och ekonomi, på delegation av prefekten. Avdelningsföreståndare tillsätts av prefekten, efter förslag från avdelningen.

Det ska också finnas en biträdande avdelningsföreståndare på varje avdelning. Denne ersätter avdelningsföreståndaren vid behov. Bortsett från det, kan uppgifterna och ansvaret variera mellan avdelningarna. Biträdande avdelningsföreståndare tillsätts av prefekten.

Administrativa gruppen (a-gruppen)

Den administrativa gruppen (a-gruppen) består av undergrupperna IT-kansliet, ekonomigruppen, personaladministratörerna och repro/vaktmästare, samt några specialister inom forskningsadministration, webb, registrator, institutionslokaler etc. Varje grupp består av 2-5 personer som arbetar nära varandra och fattar beslut om rutinärenden inom gruppen. Några personer är med i två eller fler undergrupper.

Möten (utbyte av information som rör hela gruppen, problemhantering etc):

  • a-gruppen - varannan vecka, tisdagar
  • IT-kansliet - en gång i veckan, torsdagar eller fredagar
  • ekonomigruppen - varannan vecka, torsdagar (oftare om det behövs)

Alla tre möten har agenda och minnesanteckningar förs.

Var artonde månad är a-gruppen på planeringsdagar 1-2 dagar. Då diskuteras nuvarande läge och planering görs för de närmaste arton månaderna. Agendan för planeringsdagarna planeras i förväg, ibland bjuds externa föreläsare in. Minnesanteckningar förs.

Gruppen består av 22 medarbetare.

Datordriftsgruppen

Gruppen finns på första våningen i hus 4. Det lättaste sättet att kontakta oss är via Bugzilla:
http://www.it.uu.se/datordrift/felanmalan/

Vår helpdesk, som är öppen på vardagar, finns i 4118b. Denna funktion är oftast bemannad av DatorQ (DatorQ = duktiga studenter är anställda för att jobba extra som supportpersonal). Om de inte kan hjälpa dig kommer de att hänvisa dig till rätt person i gruppen.

Gruppen har ett veckomöte, varje onsdag kl. 13.15. Till detta möte kommer även personal från UPPMAX, som vi jobbar tillsammans med. Detta möte är informellt men anteckningar förs. Man går igenom den senaste informationen, vad som är aktuellt just nu som kan påverka vårt arbetsflöde. Det diskuteras också om det är något som måste prioriteras eller omprioriteras, detta beslutas av avdelningschefen efter diskussion i gruppen. Förutom veckomötet hålls också mindre möten inom expertisområdena, exempelvis möts Unix-administratörerna för att diskutera pågående ärenden. Dessa möten hålls vid behov.

En gång per termin försöker vi ha ett heldagsmöte eller mera en planeringkonferens för att kunna planera terminens arbete. Det kan gälla större investeringar, utbildning för personalen och prioritering av arbetsuppgifter i en större skala. Vi har en mejllista vi använder för att förmedla all information som kan påverka vårt eller våra kollegors arbete. Mycket av den informationen dyker sedan upp som diskussionspunkter på veckomötena.

Gruppen består av 10 heltidsanställda och 5 DatorQ.

Avdelningen för datalogi (CSD)

Avdelningsföreståndaren har det övergripande ledaransvaret för avdelningen och är linjechef för all CSD-personal, inklusive doktoranderna. Detta innebär att frågor gällande semester, tjänstledighet och all fördelning av arbetsuppgifter behandlas av avdelningsföreståndaren. Avdelningsföreståndaren är ansvarig för avdelningens budget och beslutar om användningen av fakultetsmedel för forskning (i samråd med programansvariga professorer). Det finns också en biträdande avdelningsföreståndare som tar hand om brådskande ärenden när avdelningsföreståndaren ej är tillgänglig. Planering, budget och bemanning för undervisning av kurser på grund- och avancerad nivå är delgerat till studierektor. Doktorandernas forskningsarbete leds av deras handledare.
Den programansvarige professorn är ansvarig för den strategiska planeringen av avdelningens forskning.

Alla kurser på grund- och avancerad nivå har en ansvarig lärare utsedd av studierektorn. Den ansvarige läraren har rätt att ta beslut gällande kursen med avseende på hur den utförs och är ledare för all undervisande personal på kursen.
Ledare för forskargrupper/forskningsledare ansvarar för planering och budgetering av arbetet i sina forskargrupper.

Det förväntas att alla som samarbetar i en grupp (t ex i en forskargrupp eller med en kurs) gemensamt tar ansvar och fattar beslut om hur arbetet ska utföras utan att någon chef måste ta formella beslut.
Avdelningsföreståndaren, studierektor, programansvarig professor och biträdande avdelningsföreståndare möts informellt vid behov för att diskutera och besluta om det dagliga arbetet vid avdelningen.

En gång i månader på tider som bestäms terminsvis är det möte för seniora forskare och lärare (ej doktorander) där man diskuterar och kommer överens om aktuella frågor. Två doktorandrepresentanter är inbjudna att medverka.
Varje fredag kl. 15:15 är det ett informationsmöte för hela avdelningen (tillsammans med avdelningen för datorteknik). Under detta möte informeras om nyheter och händelser från senaste veckan.

Avdelningen för datorteknik (DoCS)

Avdelningen har 3 olika möten . Det finns en liten operativ grupp som består av:

Gruppen har inga regelbundna möten, utan enbart möten vid behov. Inga minnesanteckningar förs. Mest rutinärenden som diskuteras.

Det finns också måndagsmöten (lunch, 12-13). Då möts alla seniora lärare och forskare, (ej doktorander och postdocs). Ämnen på agendan kan vara: doktoranders framsteg, forskningsansökningar, utveckling av nya kurser, nyanställningar etc.

Fredagsmötet hålls kl. 15.15 i fikarummet, dit är hela avdelningen är inbjuden. Vid dessa möten tar man upp vad som hänt senaste veckan och diskuterar aktuella frågor. Mötet hålls tillsammans med avdelningen för datalogi.

Antalet doktorander vid avdelningen växer snabbt (just nu 32 stycken). Ett möte för alla doktorander arrangeras varje termin av avdelningsföreståndaren och studierektorn. Syftet med dessa möten rä att övervaka doktorandernas arbetsbörda, med avseende på både undervisning och forskning. Doktoranderna väljer två personer som kan representera doktorandgruppen då viktiga beslut tas.

Avdelningen för systemteknik (syscon)

Avdelningen har en ledningsgrupp som kallas SLED (Systemtekniks LEDningsgrupp), bestående av:

Avdelningsföreståndaren har det övergripande ledaransvaret för avdelningen. Biträdande avdelningsföreståndare hanterar brådskande ärenden då avdelningsföreståndaren ej är tillgänglig.

SLED träffas på veckobasis (fredagar kl. 10.30), då diskuteras alla sorters aktuella ärenden.
Ett annat forum för diskussion är lunchmöte för alla seniora lärare och forskare varannan onsdag (ojämna veckor). Då diskuteras aktuella ärenden och alla utbyter information om vad som pågår just nu.
Avdelningen har också ett fikamöte varje vecka dit alla på avdelninen uppmuntras att delta. Detta möte har den dubbla målsättningen att alla på avdelningen träffas åtminstone en gång i veckan och att diskutera aktuella händelser.
Samtliga möten ovan är informella och inga minnesanteckningar förs.

Vidare organiseras utökat lärarmöte åtminstone två gånger per termin, där deltar de seniora forskarna och lärarna och minst en doktorandrepresentant. Studentrepresentanten väljs en gång per år av doktoranderna. Dessa möten har agenda och minnesanteckningar förs och sprids sedan till avdelningen. Vad som diskuteras varieras från gång till gång, men den årliga planerings- och rapporteringscykeln vid universitet beaktas. Annat som brukar diskuteras omfattar aktivitetsrapport till fakulteten, personalärenden (ex.vis rekryteringsplanering, fördelning av uppgifter på avdelningsnivå), utbildningsfrågor (planering av framtida kurser, studieplaner, kursplaner, institutionstjänstgöring, bemanning), forskarutbildningsfrågor (handledningsfrågor, studieplaner, doktorandkurser), aktuella forskningsfrågor och ekonomiska frågor (bokslut, budgetprocessen).

Avdelningsmöten arrangeras åtminstone en gång per termin för avdelningens alla anställda. Då kombineras diskussioner om aktuella frågor med någon social aktivitet.

Avdelningen för beräkningsvetenskap (TDB)

Avdelningsföreståndaren har det övergripande ledaransvaret för avdelningen och är linjechef för all avdelningspersonal, inklusive doktoranderna. Detta innebär att frågor gällande semester, tjänstledighet och all fördelning av arbetsuppgifter behandlas av avdelningsföreståndaren. Avdelningsföreståndaren är ansvarig för avdelningens budget och beslutar om användningen av fakultetsmedel för forskning (i samråd med programansvariga professorer).
Det finns också en biträdande avdelningsföreståndare som tar hand om brådskande ärenden när avdelningsföreståndaren ej är tillgänglig.
Planering, budget och bemanning för undervisning av kurser på grund- och avancerad nivå är delegerat till studierektor. Doktorandernas forskningsarbete övervakas av deras handledare.
Avdelningen har två forskningsprogram: numerisk analys och tillämpad beräkningsvetenskap. De programansvariga professorerna är ansvariga för den strategiska planeringen av avdelningens forskningsprogram.

Alla kurser på grund- och avancerad nivå har en ansvarig lärare utsedd av utbildningsprefekten. Den ansvarige läraren har rätt att ta beslut gällande kursen med avseende på hur den utförs och är ledare för all undervisande personal på kursen.
Ledare för forskargrupper/forskningsledare ansvarar för planering och budgetering av arbetet i sina forskargrupper.

Avdelningen har en ledningsgrupp som har möte varannan vecka (måndagar, jämna veckor). Vi har vanligtvis en agenda och minnesanteckningar förs. Gruppen består av följande funktioner: avdelningsföreståndare och biträdande avdelningsföreståndare, studierektor för utbildning på grund- och avancerad nivå, studierektor för forskarutbildningen och de programansvariga professorerna.

Vi har följande regelbundna forum för diskussion:

  • "TDB-lunch", en gång i månaden för all personal
  • "Seniorlunch", en gång i månaden för lärare och forskare
  • Fredagsinfo, varje fredag kl 9:45 för all personal

Andra, mindre regelbundna, evenemang

  • Avdelningsmöten med social aktivitet, vanligtvis två gånger per år
  • Interna konferenser, vanligtvis vartannat år

Avdelningen för visuell information och interaktion (Vi2)

Avdelningen har en ledningsgrupp kallad Vi2-AU (Vi2-arbetsutskott), bestående av:

Avdelningsföreståndaren har det övergripande ledaransvaret för avdelningen. Biträdande avdelningsförestånadare hanterar brådskande ärenden då avdelningsföreståndaren ej har möjlighet.

Var fjortonde dag har Vi2-arbetsutskottet ett möte (måndagar udda veckor 10:15-11:30). Agendan kan innehålla punkter rörande ekonomiska frågor (bokslut och budgetprocessen), aktivitetsrapport till fakulteten, personalfrågor (rekryteringsplanering, fördelning av uppgifter, etc.), utbildningsfrågor (planering av framtida kurser, studieplaner, kursplaner, bemanning, etc.), forskarutbildningsfrågor (handledning, studieplaner, doktorandkurser, etc.), aktuella forskarärenden (projekt, ansökningar, samarbeten, etc.), avdelningens struktur för kommunikations och information, lika villkorsinitiativ, med mera. Korta minnesanteckningar förs vid dessa möten och läggs sedan ut på Vi2:s mp-yta.

Ett annat tillfälle för diskussion är det månatliga lunchmötet för seniora lärare och forskare (första måndagen i månaden kl. 12:00-13.00). Där diskuteras aktuella frågor och alla informerar om sina pågående aktiviteter. Ofta väljs ett tema för mötet i förväg. Doktorandmöten hålls också på regelbunden basis. Avdelningen har varje vecka Vi2-frukost (torsdagar kl. 09.30), där alla uppmuntras att delta. Detta har den dubbla funktionen att alla på avdelningen träffas regelbundet, och att diskutera aktuella saker. Dessa möten är informella och inga minnesanteckningar förs. Avdelningsföreståndaren meddelar mailledes (på torsdagsmorgnar) i ett nyhetsbrev vad som är aktuellt under veckan som kommer.

Vi har en seminarieserie med två seminarier varje vecka (måndagar kl. 14:15-15:00 och 15:15-16:00 i rum 2115)med olika inriktning. Tanken är att alla ska ha möjlighet att delta i ett seminarium varje vecka som är av närliggande intresse. Målet är att alla (doktorander som forskare) ska hålla ett seminarium per år. Det ska vara 30 minuter plus frågor. Efter seminariet ges feedback till föredragshållaren av en forskare och en doktorand. Kvarten mellan de två seminarierna, när många är samlade, används till informationsspridning och diskussioner inom Vi2-gruppen.

En gång i månaden väljer en doktorand, i samråd med handledarna, ett klassiskt eller modernt papper om något inom ämnet visuell information och interaktion. Han/hon presenterar detta på ett pappersseminarium (ofta andra fredagen i månaden kl. 13:15-15:00), alla intresserade är välkomna att lyssna. Efter presentationen diskuteras pappret. Denna seminarieserie är en kurs, där man samlar poäng under doktorandtiden om man aktivt deltar.

Slutligen, avdelningsmöten ordnas en gång per termin (oftast i juni och december) för alla på avdelningen. Detta brukar kombineras med någon sorts social och/eller sportaktivitet.

Uppdaterad  2019-03-12 16:07:59 av Elisabeth Lindqvist.